Las transacciones con los clientes no siempre concluyen con la venta; en ocasiones, se requieren devoluciones o correcciones por errores que implican ajustes financieros y operativos. Para gestionar estos ajustes, las empresas recurren a las notas de crédito y débito.
En este artículo, explicamos en detalle cómo funcionan estas herramientas y cómo contribuyen a que las empresas mantengan un control financiero y operativo eficiente.
Este artículo abarca:
- ¿Qué son las notas de crédito y débito?
- ¿Cuándo se emiten las notas de crédito y débito?
- Importancia de las notas de crédito y débito
- Empresas que más las utilizan
- Plazos y procedimientos para emitirlas
- Marco legal y normativo
- Procesos clave en sistemas de gestión empresarial ERP
¿Qué son las notas de crédito y débito?
Es una nota fiscal de ajuste que se aplica para anulaciones, devoluciones parciales o totales de transacciones de periodos anteriores al que se declara.
La Nota de Crédito – Debito es un documento emitido por el vendedor a objeto de practicar los ajustes respectivos en el Crédito o el Débito Fiscal IVA, cuando efectivamente se produce la devolución o rescisión (total o parcial) de bienes y/o servicios adquiridos de periodos anteriores.
¿Cuándo se emiten las notas de crédito y débito?
Se emite en los siguientes casos:
- Devolución total o rescisión de servicios: Si el servicio prestado no cumple con las expectativas del cliente o los términos contractuales, se puede emitir una nota de crédito para anular el servicio.
- Devolución parcial de bienes: Cuando un cliente devuelve productos debido a defectos o insatisfacción parcial, una nota de crédito ajusta el monto facturado por los bienes devueltos.
- Errores en la facturación: En caso de una factura emitida por error, ya sea por problemas técnicos o de registro, se puede emitir una nota de crédito o débito para corregir el error, siempre que no se haya generado la transacción.
Importancia de las notas de crédito y débito
Las notas de crédito permiten a las empresas mantener registros financieros precisos y fortalecer las relaciones con sus clientes, ya que regulan diversas operaciones clave, tales como:
- Cuentas por cobrar: Ajuste y actualización de los saldos pendientes.
- Ingresos en caja: Corrección y control del flujo de efectivo.
- Inventario: Ajuste del stock para reflejar las devoluciones o errores.
- Impuestos: Regularización del crédito y débito fiscal, asegurando el cumplimiento tributario.
Empresas que más las utilizan
Aunque todas las empresas pueden usar notas de crédito y débito, son más comunes en sectores como la venta masiva de medicamentos y productos perecederos. Estas empresas suelen tener procesos que permiten el intercambio de mercancías antes de su vencimiento. Si no disponen de stock suficiente para completar el intercambio, a menudo emiten una nota de crédito o débito para ajustar el valor de los productos no entregados.
Plazos y procedimientos para emitirlas
La nota de crédito o débito puede emitirse hasta 18 meses después de la fecha de emisión del documento fiscal. Para más detalles sobre su correcto registro, te invitamos a consultar nuestra guía.
Marco legal y normativo
Lo normativa sobre la cual se basa el desarrollo del presente articulo es:
- Decreto Supremo Nro 4541 de 14 de julio de 2021
- Resolución Normativa de Directorio Nro 102100000011 de 11 de agosto de 2021
- Resolución Normativa de Directorio N° 102200000003 de 08 de febrero de 2022
Procesos clave en sistemas de gestión empresarial ERP
Las notas de crédito y débito, según el nivel de integración del sistema, pueden convertirse en un módulo complejo. Es fundamental que incluyan las siguientes funcionalidades:
- Certificación del sistema de facturación con la opción de generar notas de crédito y débito
- Visualización gráfica de las notas de crédito y débito
- Envío automatizado de las notas al cliente vía correo electrónico o WhatsApp
- Gestión de devoluciones de productos vendidos
- Procesamiento de devoluciones en caja
- Regularización de deudas y ventas
- Y mucho más.
Con nuestro sistema, puedes gestionar todas estas funciones de manera eficiente y ágil.