El cambio de gestión, cierre contable y fiscal son procesos estrechamente relacionados y fundamentales para cualquier empresa, ya que marcan el cierre de un ciclo financiero, operativo, administrativo, fiscal y el inicio de uno nuevo, y esta dependerá de las fechas de cierre de acuerdo a su actividad económica.
De acuerdo al artículo 39 del Decreto Supremo Nº 24051, se establecen las siguientes fechas de cierre de gestión según el tipo de actividad:
| TIPO DE EMPRESA | FECHA |
|---|---|
| Empresas industriales y petroleras. | 31 de marzo |
| Empresas gomeras, castañeras, agrícolas, ganaderas y agroindustriales. | 30 de junio |
| Empresas mineras. | 30 de septiembre |
| Empresas bancarias, de seguros, comerciales, de servicios y otras no contempladas. | 31 de diciembre |
A los 120 días del cierre de gestión fiscal se tiene como límite la presentación de Estados Financieros (con o sin auditoría externa) y de las correspondientes declaraciones juradas ante el Servicio de Impuestos Nacionales, además de la liquidación del Impuesto sobre las Utilidades de las Empresas (IUE).
Recomendaciones para realizar el cambio de gestión
Para garantizar un procedimiento ordenado y libre de complicaciones, es importante seguir estas recomendaciones claves:
1. Verificación de Estados Financieros
Antes de proceder con el cierre, asegurar que los Estados Financieros estén actualizados y reflejen la situación real de la empresa. Esto incluye:
- Comprobar que las cuentas de activo, pasivo y patrimonio estén cuadradas.
- Revisar los balances generales, estados de resultados y flujos de efectivo.
- Detectar y corregir inconsistencias o errores en las cuentas contables.
2. Revisión de cuentas y procesos vinculados a los Activos
- Efectivo y bancos: Realizar conciliaciones bancarias y verificar que los saldos coincidan con los estados de cuenta.
- Cuentas por cobrar: Asegurar que todas las facturas emitidas estén correctamente registradas y que las deudas incobrables sean provisionadas o ajustadas.
- Inventarios: Conciliar el inventario físico con los registros contables, asegurándose de que los ajustes necesarios sean registrados.
- Órdenes de producción: Confirmar que todas las órdenes de producción estén cerradas y correctamente contabilizadas para evitar diferencias en el inventario inicial de la nueva gestión.
3. Revisión de cuentas y procesos vinculados a los Pasivos
- Cuentas por pagar: Verificar que todas las obligaciones con proveedores y otros acreedores estén registradas.
- Provisiones: Asegurar que se hayan reconocido todas las provisiones necesarias, como beneficios sociales, impuestos, y otros compromisos.
4. Gestión de Documentación Tributaria
- Facturación: Revisar que todas las facturas estén emitidas y registradas en el sistema.
- Impuestos: Asegurarse de que las declaraciones de impuestos estén presentadas y pagadas en los plazos establecidos, incluyendo el IVA, IT, RC-IVA y otros tributos aplicables.
- Documentación de respaldo: Archivar correctamente los documentos que sustenten las transacciones realizadas durante la gestión.
5. Procesos Internos
- Cierre de módulos ERP: Asegurarse de que todos los módulos del sistema ERP (ventas, compras, inventarios, contabilidad, etc.) estén cerrados correctamente.
- Regularizaciones: Realizar los ajustes necesarios en cuentas de resultados y balances, asegurándose de que reflejen la realidad financiera.
- Respaldo de datos: Crear copias de seguridad de toda la información contable y fiscal para evitar pérdidas de datos.
6. Planificación para la Nueva Gestión
- Establecer el inventario inicial, saldos de cuentas y presupuestos para la nueva gestión.
- Actualizar la configuración del sistema ERP, incluyendo la creación de la nueva gestión fiscal en el sistema.
- Capacitar al personal clave en las nuevas configuraciones o cambios que se implementarán.
7. Coordinación y Comunicación
- Con el equipo interno: Involucrar a todas las áreas clave (contabilidad, finanzas, ventas, etc.) para garantizar un proceso fluido.
- Con asesores externos: Contar con el apoyo de auditores, consultores fiscales o proveedores de software, según sea necesario.
- Con la gerencia: Informar periódicamente sobre el avance del proceso y cualquier contratiempo que surja.
8. Cumplimiento Normativo
Asegúrese de que todas las operaciones y registros contables cumplan con las normativas locales vigentes para evitar sanciones o contratiempos legales.
9. Actualización y depreciación de activos fijos
Revisar la depreciación de activos fijos registrados y la revisión de activos obsoletos o dañados, ajustando su valor contable y actualizando el inventario de activos.
Consideraciones
- Cierre Financiero y Contable: El cierre del periodo anterior asegura que todas las operaciones financieras y contables estén consolidadas correctamente, lo que permite la preparación de informes precisos y la realización de auditorías o reportes.
- Organización y Orden de Datos: Mantener una correcta separación de los datos de diferentes periodos previene errores al consultar, analizar o reportar información histórica y actual, garantizando que los datos sean accesibles y fácilmente diferenciables.
- Nueva Base de Datos: Se creará una nueva base de datos que contendrá la información de productos, clientes, proveedores, cuentas contables y los saldos correspondientes para la nueva gestión, garantizando una correcta administración de la información.
- Acceso a la Base de Datos Anterior: La base de datos de la gestión anterior quedará abierta para consultas y posibles regularizaciones, permitiendo un fácil acceso a los registros previos cuando sea necesario.
- Preparación para Nuevos Procesos: El cierre facilita la configuración de nuevos presupuestos, el establecimiento de metas, la planificación estratégica y la creación de estructuras de costos para el periodo entrante, permitiendo una transición fluida hacia la nueva gestión.
- Asiento de Apertura: En el asiento de apertura se registrarán los saldos de inventarios, deudas de clientes, deudas de proveedores, anticipos de clientes, anticipos de proveedores y los saldos contables, reflejando el estado real de la empresa al inicio de la nueva gestión.
- Secuencia de Facturación: La secuencia de facturación en línea se reiniciará en 1, asegurando un control adecuado sobre los documentos fiscales emitidos durante el nuevo periodo.
Conclusiones
El cambio de gestión es un proceso importante para cerrar la gestión fiscal y comenzar la nueva gestión. Implica revisar y ajustar cuentas como las de cobrar y pagar, inventarios, activos fijos, gastos, ingresos, para que toda la información esté ordenada y actualizado para la nueva gestión. Además, permite cumplir con las normativas fiscales, como la presentación de Estados Financieros y el pago del IUE.
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